Werken bij Ocullus Consultancy BV
Bedrijfsvacatures

Werken bij

Ocullus Consultancy BV

  • allround administratief medewerker
  • Zakelijke Dienstverlening
  • MBO
  • Ervaren
  • Vast
  • 1.750 - 2.500
  • Per direct

Administratief medewerker (x/v/m)

Administratief medewerker (x/v/m)

24 tot 32 uur per week per direct

 

Vind jij het leuk om collega's te ondersteunen bij werkzaamheden en sta jij graag collega's en klanten te woord? Wil jij door jouw ondersteuning bijdragen aan meer diversiteit en inclusie in organisaties? Dan zijn we op zoek naar jou!

Elke dag werken wij met veel passie aan gelijke kansen op de arbeidsmarkt. Voor een expertisebureau die werkt aan diversiteit en inclusie in organisaties is het dan ook vanzelfsprekend dat wij iedereen uitnodigen om te solliciteren. Wij verwelkomen iedereen, ongeacht je leeftijd, culturele achtergrond, gender, lichamelijke en geestelijke mogelijkheden, van wie je houdt en wat je gelooft, om te solliciteren.

Voor deze functie staan we specifiek open voor een kandidaat die wordt gezien als professional met een arbeidsbeperking. We merken dat iemand met een arbeidsbeperking vaak wordt uitgesloten op de arbeidsmarkt. Wij kijken naar jouw kwaliteiten en willen graag gelijke kansen bieden aan iedereen.

 

Ocullus Consultancy

Ocullus Consultancy is een expertisebureau gespecialiseerd in diversiteit en inclusie in organisaties. Onze missie is om meer gelijke kansen te creëren op de arbeidsmarkt. Dit doen wij door organisaties te ondersteunen bij het groeien naar een diverse en inclusieve organisatiecultuur, waarmee zij de beste resultaten behalen door het betrekken van alle medewerkers. Wij geven training en advies bij verschillende organisaties in uiteenlopende sectoren. Dit doen wij in een team van zes medewerkers.

Op onze werkvloer heerst een open sfeer. Iedereen heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden en hiernaast helpen we elkaar met opbouwende feedback. Er is altijd ruimte voor nieuwe ideeën, of je nu een dag, een maand of een jaar met ons werkt. Vanwege de groeiende vraag naar opdrachten zijn wij per direct op zoek naar een administratief medewerker die ons team komt versterken. De startdatum is bespreekbaar.

 

Hoe ziet jouw dag eruit?

Je start op en bespreekt nieuwe ontwikkelingen met je collega’s. Je controleert de binnengekomen e-mailberichten en je behandelt eerst de e-mailberichten met hoge prioriteit, daarna start je met het updaten van de planning om ervoor te zorgen dat we goed voorbereid zijn op de aankomende opdrachten. Je faciliteert de wekelijkse teamvergaderingen door het opstellen van de agenda en relevante documenten in een uitnodiging naar je collega’s te sturen. Fysieke post handel je af en scan je zo nodig in. Daarnaast ondersteun je bij de financiële administratie en ben je verantwoordelijk voor het versturen van facturen.

In de lunchpauze kun je, als je dat leuk vindt, samen met je collega’s eten om daarna even naar buiten te gaan. Je zorgt ervoor dat belangrijke documenten worden verwerkt en bijgehouden in onze eigen systemen. Tussendoor bel je met opdrachtgevers die bijvoorbeeld vragen hebben over trainingsdata. Je bent hun eerste aanspreekpunt en zorgt ervoor dat hun vragen worden beantwoord. Soms kan je dat zelf doen en andere keren verbind je ze door naar de juiste collega. In de resterende tijd controleer je of de openstaande facturen zijn betaald en pleeg je de nodige telefoontjes.

We staan altijd open voor feedback en voor jouw input over bijvoorbeeld het verbeteren van administratieve en organisatorische processen. Door jouw interesse in administratieve werkprocessen en het onderwerp diversiteit en inclusie, ga je na een werkdag met veel energie naar huis.

 

Wie ben jij?

Ben je enthousiast om als administratief medewerker aan de slag te gaan en voldoe je aan de onderstaande eisen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

• Je komt actief en uit eigen initiatief met nieuwe oplossingen, ideeën en invalshoeken en voert deze zelfstandig uit. Je werkt doelgericht en maakt de administratieve processen toekomstbestendig. Hierdoor zorg je ervoor dat jouw collega’s hun werk nog beter kunnen uitvoeren;

• Je doet voorstellen met betrekking tot de verbetering van de administratieve en organisatorische processen. Hierbij is het belangrijk dat je algemene kennis hebt van administratieve taken. Dit betekent dat je met Excel kunt werken en dat je goed overweg kan met digitale administratieve systemen. Hiermee zorg je ervoor dat je overzicht hebt van facturen, aankomende trainingen en planningen;

• Je kunt goed plannen en organiseren door een geschikte werkaanpak voor verschillende taken te bepalen en uit te voeren. Hierbij kun je hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden en goed omgaan met wisselende prioriteiten;

• Je houdt het projectsysteem up-to-date, je evalueert regelmatig schema’s en processen. Onvolledigheden vallen je op en pas je aan als dat nodig is. Door jouw oog voor detail kun je deze werkzaamheden nauwkeurig uitvoeren;

• Als administratief medewerker kan je de Nederlandse taal goed toepassen. Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk duidelijk uiten. Je kunt de noodzakelijke vragen stellen en goed je ideeën op papier zetten waarbij je weinig tot geen grammaticale- en/of spelfouten maakt. Jouw uitingen formuleer en presenteer je op een manier waardoor jouw informatie duidelijk overkomt.

 

Wat bieden wij jou?

• Een contract van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband;

• Een toegankelijke werkplek met hulpmiddelen die jij nodig hebt;

• Een functie waarbij je in dienst komt bij Ocullus Consultancy;

• Een uitdagende functie voor 24-32 uur per week. Dit is bespreekbaar;

• Je ontvangt een laptop en telefoon van Ocullus Consultancy;

• Een salaris tussen € 1.900,- en € 2.500,- bruto per maand op basis van 40 uur, uiteraard afhankelijk van de kennis en ervaring die je met je meebrengt;

• Reiskostenvergoeding en 8% vakantiegeld;

• Jouw groei en ontwikkeling is belangrijk. Wij bieden jou de mogelijkheid om jezelf nog meer te ontwikkelen in dit vakgebied;

• Een hecht team van zes collega’s met wie je regelmatig samen kunt lunchen, als je dat leuk vindt.

 

Hoe kun je reageren?

Word jij onze nieuwe collega? Beantwoord de onderstaande vragen en stuur je antwoorden voor 11 maart naar info@ocullus.nl. Het is niet nodig om een motivatiebrief en cv mee te sturen. Wij selecteren zo objectief mogelijk op basis van jouw kwaliteiten en hebben daarom deze gegevens niet nodig. Hiermee beoordelen wij alle sollicitanten op dezelfde manier.

Graag ontvangen we naast jouw antwoorden:

• Naam

• E-mailadres

• Telefoonnummer

Voor meer informatie over Ocullus Consultancy en de functie kun je kijken op de website of contact opnemen met Ingrid Leckie via 085-0470311 of ingrid@ocullus.nl. Ons kantoor is gevestigd aan de Bezuidenhoutseweg 50 in Den Haag.

 

Zo solliciteer je

We willen je vragen om de volgende vragen te beantwoorden en deze antwoorden te mailen naar info@ocullus.nl. Gebruik maximaal 200 woorden voor het beantwoorden van elke vraag.

1. Wat motiveert jou om voor deze functie bij Ocullus Consultancy te solliciteren?

2. In deze functie is het belangrijk om uit eigen initiatief met nieuwe oplossingen en ideeën te komen. Kun je een concreet voorbeeld noemen uit jouw ervaring waarbij jij een administratief probleem tegenkwam, en uit eigen initiatief een oplossing hebt aangedragen en uitgevoerd? Wat was de situatie, hoe heb je gehandeld en wat was het resultaat?

3. Er zijn veel digitale mogelijkheden om administratieve taken uit te voeren. Administratieve processen kunnen zodanig worden verbeterd dat we een beter inzicht in en overzicht van onze werkprocessen hebben. Kan je een voorbeeld noemen uit jouw ervaring waarbij je hebt gewerkt met Excel of een digitaal administratief systeem? Wat was jouw taak of welke taak heb jij op je genomen?

4. Tijdens de administratieve werkzaamheden kun je te maken krijgen met het oppakken van verschillende werkzaamheden waarbij prioriteiten tussendoor kunnen veranderen. Belangrijk hierbij is dat je snel en zonder problemen moet kunnen schakelen tussen allerlei taken en onderwerpen. Hoe zou jij handelen in een situatie waarbij je een planning onverwacht moet veranderen vanwege nieuwe prioriteiten? 

5. Voor deze functie is het van belang om nauwkeurig te werk te gaan zodat taken grondig, geordend en zorgvuldig worden uitgevoerd. Beschrijf een situatie waaruit jouw accurate werkhouding is gebleken. Hoe heb jij gehandeld? Wat was het resultaat?

6. Indien je een “beperking” hebt: op welke manier kunnen wij ervoor zorgen dat jouw werkplek toegankelijk is?